O ano de 2020 trouxe mudanças que transformaram o cenário corporativo. Hoje, os novos modelos de trabalho, somados ao uso de tecnologia, exigem cada vez mais a utilização de conceitos, como o Smart Office. São sinais de novos tempos.

Já estamos vivendo a era do escritório inteligente, por isso é essencial entender o que isso significa e quais são os benefícios dessa estratégia para as empresas, colaboradores, clientes e parceiros.

Neste artigo, além de conhecer melhor o conceito de Smart Office, você vai descobrir os seus principais benefícios e dicas práticas para quem quer aderir a ele. Confira!

O que é Smart Office?

Smart Office, ou simplesmente escritório inteligente, refere-se a um ambiente corporativo onde a tecnologia é utilizada com o propósito de ajudar os colaboradores a trabalharem de forma mais rápida e eficiente.

Com a adoção do modelo híbrido de trabalho, novas demandas de uso dos escritórios surgiram. A tecnologia, diante disso, visa facilitar a adaptação a esses modelos, trazendo para as equipes de gestão dos ambientes informações e dados valiosos para tomada de decisão.

Como parte das soluções aplicadas ao Smart Office, estão os sistemas de agendamento de recursos, posições de trabalho e salas de reunião. Esses que se tornam fundamentais para as empresas, mas principalmente aos usuários, os quais ganham facilidades na colaboração e no uso dos espaços de trabalho.

5 benefícios de adotar o Smart Office na sua empresa

O Smart Office traz benefícios estratégicos importantes para a empresa, já que contribui para a agilidade, eficácia e dinamismo das operações. Confira!

1 – Aumento da produtividade

Um dos principais motivos que levam as empresas a implementarem o escritório inteligente é a sua capacidade de melhorar a produtividade das equipes.

Simplificar o processo de agendamento dos espaços e permitir que eles ocorram em qualquer dispositivo se torna fundamental para os processos serem agilizados. Com isso o tempo passa a ser utilizado de forma mais inteligente, há menos obstáculos e o trabalho flui de forma mais dinâmica.

2 – Uso inteligente do espaço

Outra vantagem do Smart Office é que ele otimiza a utilização dos espaços corporativos, como salas de reunião e posições de trabalho, trazendo dados de utilização importantes que ajudam as empresas a identificarem falhas no uso de escritórios e oportunidades de melhoria no uso desses ambientes.

3 – Atração e retenção de talentos

Com essas tecnologias sendo aplicadas no dia a dia das organizações, e disponibilizadas em diferentes plataformas, as pessoas se acostumam mais rapidamente ao uso delas em suas rotinas.

Hoje, é normal que elas usem aplicativos e outras soluções em suas atividades pessoais e de lazer. Nesse contexto, é natural que esses profissionais esperem das empresas uma adequação às tendências e aos movimentos tecnológicos que integram suas rotinas.

Por isso, ao entrar em uma empresa que ainda adota práticas e métodos de trabalho considerados ultrapassados, novos colaboradores podem não se sentir atraídos. Por outro lado, ao fornecer um ambiente dinâmico, inteligente e moderno, a empresa contribui para a melhora na experiência do cliente, bem como a atração e retenção de talentos no seu quadro.

4 – Melhoria do bem-estar dos profissionais

Uma equipe que não precisa dedicar seu tempo e atenção às pequenas atividades operacionais de um escritório, acaba tendo tempo para se dedicar àquilo que é mais estratégico e importante.

Nesse sentido, os profissionais conseguem fazer as suas tarefas com mais tempo e tranquilidade, o que favorece o bem-estar e qualidade no desenvolvimento do trabalho.

5 – Gestão inteligente do tempo

Por fim, a otimização das posições de trabalho e o uso do Smart Office reduzem o tempo e esforço na realização de várias atividades. Isso favorece a gestão do tempo e contribui para o primeiro benefício que mencionamos: a produtividade.

3 dicas para qualquer empresa aderir o modelo Smart Office

Como você pode ver, o Smart Office é uma solução que traz vantagens competitivas importantes para a sua empresa. Por isso, investir nessas alternativas contribui para o desenvolvimento da sua empresa junto ao mercado de trabalho.

Mas por onde começar? Selecionamos três dicas para as empresas que querem aderir ao modelo Smart Office. Confira!

1 – Comece usando os recursos existentes

Uma das grandes preocupações das empresas é o custo de implementação de soluções para o Smart Office. Para quem tem um orçamento mais apertado, a dica é começar usando os recursos existentes.

Isso vai ajudar a reduzir os gastos em um primeiro momento, permitindo que você inicie a implementação e vá se adaptando aos poucos.

2 – Monitore, comunique e invista em segurança

Os Smart Offices permitem que os colaboradores trabalhem em qualquer lugar usando a tecnologia de computação em nuvem. Entretanto, um aumento da conectividade também contribui para o aumento dos riscos de violações de privacidade e uso de dados.

Somado a isso, quanto mais dispositivos são usados ​​pelos funcionários, maiores são as chances de um deles ser vítima de um ataque cibernético.

Nesse contexto, a empresa deve fiscalizar e informar aos colaboradores que esse monitoramento está sendo realizado. Na prática, isso pode ser feito por meio do controle de acesso e introdução da tecnologia blockchain.

3 – Aposte no Hot Desking

O Hot Desking é um sistema de organização de escritório no qual vários profissionais utilizam uma única estação de trabalho física durante diferentes períodos. Sem dúvida, ele é considerado um dos pilares do Smart Office.

Inclusive, muitas organizações têm usado aplicativos de hot desking compatíveis com dispositivos móveis, o que permite aos colaboradores reservarem o seu espaço de trabalho de forma remota e totalmente flexível.

Saiba mais sobre o hot desking.

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