Huddle Room: O impacto da transformação digital nas reuniões corporativas

Uma nova definição para pequenos espaços de reunião, conhecida como Huddle Room, tem feito a diferença dentro de empresas de todos os portes. A iniciativa é bastante similar às salas de reuniões de antigamente, mas com a adição de tecnologias de videoconferência para interação à distância.

Essa é, na realidade, reflexo da evolução das antigas reuniões corporativas — feitas em grandes salas exuberantes. Afinal, hoje a necessidade de estar conectado é muito maior, assim, a mobilidade corporativa acaba se tornando uma nova metodologia que traz muitos benefícios para as companhias, tanto de tempo quanto de dinheiro.

Para saber mais sobre o tema e como aplicá-lo em sua rotina diária empresarial, continue neste texto.

O que é Huddle Room?

O conceito de Huddle Room surgiu há algum tempo, inspirado nas preleções de times de futebol. No ambiente do esporte, essas são reuniões pré-jogo, em que o líder utiliza das palavras para motivar seus jogadores e dar espaço para que todos manifestem suas opiniões.

Trazendo para o ambiente corporativo, a técnica tem como foco melhorar as inúmeras reuniões que ocorrem rotineiramente. Portanto, o Huddle Room aparece como um ambiente propício para essas discussão e análise de diferentes visões.

Na prática, esse é um espaço — normalmente uma sala de reuniões — equipado com diversos atributos tecnológicos. Assim, com o auxílio dessa inteligência, é possível que equipes dos mais distantes pontos possam se encontrar e discutir.

Geralmente, os ambientes são pequenos e utilizados por grupos menores, a fim de tornar a prática mais ágil. Huddle Rooms são utilizadas geralmente por grandes organizações, especialmente as que contam com escritórios espalhados pelo país ou pelo mundo. Ainda assim, podem ser aplicados em diversas situações.

Por que investir em um Huddle Room?

Ao citar o surgimento do Huddle Room no mundo corporativo já é possível entender os benefícios de investir nele. Ainda assim, é sempre bom pontuar cada uma das vantagens para deixar sua aplicação mais prática e interessante.

Primeiramente, essa sala é utilizada para tornar as distâncias menores, oferecendo um maior contato entre escritórios. Os colaboradores também acabam se conhecendo por vídeo, o que facilita a interação entre as equipes.

Além disso, é importante entender que, ainda que haja um investimento em um primeiro momento, ele é seguido por uma grande economia. Isso se dá, especialmente, pela troca de grandes ambientes por menores, menos locomoção de colaboradores e mais agilidade.

Estudos recentes apontam, também, que não se faz mais necessário ter grandes espaços para reuniões. Segundo o Wall Street Journal, 73% das reuniões ocorrem, hoje, com duas a quatro pessoas. Ao mesmo tempo, 53% das salas comportam mais de sete pessoas. Assim, entende-se que há um desperdício de espaço e dinheiro com as antigas salas.

Monte uma Huddle Room em seu escritório em 4 passos

Agora que já entendeu o conceito de Huddle Room e quais seus benefícios, está na hora de colocá-lo em prática. Com esse intuito, abaixo você encontrará os quatro passos principais para tirar essa ideia do papel e inovar sua companhia.

1.    Funcionalidades

O primeiro passo para viabilizar um Huddle Room eficiente é definir metas para sua execução. Muito mais do que números, o foco aqui está no estabelecimento de funcionalidades necessárias no ambiente.

Para isso, o ideal é reunir o time de líderes e discutir sobre quais suas principais necessidades a respeito do assunto. Em alguns casos, apenas um aparelho de voz é o suficiente, enquanto outros precisam da função de vídeo chamada.

Também se faz preciso entender o que os colaboradores usarão durante tais reuniões. Internet veloz, televisão de alta definição, telefone, projetor. Afinal, essas são algumas ferramentas indispensáveis para seu correto funcionamento.

2.    Análise Atual

Sabendo como deverá ser seu Huddle Room ideal, está no momento de analisar qual a situação atual das suas salas de reunião. Desses gadgets necessários, quais você já dispõe, e seus colaboradores entendem como utilizá-los?

Diversas são as tecnologias disponíveis hoje no mercado, muitas das quais oferecem funcionalidades bastante interessantes. Para utilizá-las, porém, se faz necessário entender qual dor ela cuidará e como será feito esse processo.

Muitas vezes, é preciso contar com parceiros externos para que tudo funcione corretamente. Da mesma forma, um treinamento da equipe deve estar no orçamento, para que todos saibam usar as ferramentas da melhor maneira possível.

3.    Identificar as necessidades

Com tudo isso em mente, está na hora de definir as ferramentas necessárias para tirar a ideia do papel. Como explicado acima, são inúmeras as soluções para esse segmento, da parte tecnológica à logística.

Dessa forma, é interessante fazer uma lista de tudo que será necessário para ter um bom Huddle Room. Com a lista em mãos, procure por fornecedores para cada uma das necessidades.

Esse é o momento de negociar, principalmente para ter certeza que as soluções cumpram com sua missão. Afinal, esse espaço deve ser útil e completamente voltado às necessidades específicas de sua empresa.

4.    Plano de Ação

Até aqui você já definiu como será seu Huddle Room ideal. Já entendeu sua situação atual, e agora sabe quais ferramentas precisa. Tudo terminado? Não, agora é a hora de fazer um plano de ação.

Como todo procedimento dentro de uma empresa, é preciso definir corretamente o que deve ser feito. Nesse momento, é preciso focar em quais são as tarefas necessárias e quem será o responsável por cada uma delas.

Nesse plano, também é interessante colocar prazos e fazer, constantemente, uma análise de progresso. Com tudo isso, você terá a certeza de que o processo será feito corretamente, ficará pronto no tempo estimado e, principalmente, dentro do orçamento.

Conheça as soluções de Huddle Room da DigitalnetBR

Como você percebeu, há diversos fatores a se analisar antes de investir em seu Huddle Room. O mais importante, porém, é contar com bons fornecedores, como é o caso da DigitalnetBR.

Com as melhores e mais eficientes soluções para sua companhia — independentemente do tamanho — temos o necessário para otimizar sua comunicação. Nossos produtos e serviços inovadores são o que você precisa para fazer sua empresa evoluir e crescer junto ao mercado.

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