A necessidade de modernizar antigas salas de reunião com a popularização do home office

O home office já era um modelo de trabalho conhecido e utilizado, entretanto, com a crise sanitária de 2020, as empresas precisaram adaptar seus negócios rapidamente, visando atender uma necessidade do mercado.

A exigência de evitar contato pessoal e aglomerações, somada à urgência de manutenção das atividades empresariais, fez com que os gestores moldassem suas rotinas e estratégias de gestão, aplicando o trabalho remoto de forma plena.

Além de ter funcionado, o modelo se mostrou uma alternativa eficiente e totalmente moldável a diferentes companhias. Assim, ganhamos uma nova forma de trabalhar que tem transformado a rotina do mundo corporativo.

Nesse mesmo contexto, porém, surgiu uma demanda de adaptação voltada para a modernização das antigas salas de reunião, e é justamente esse assunto que desenvolveremos neste artigo!

O crescimento do home office em empresas de todos os tamanhos

A crise de saúde pública surgiu de forma repentina e pegou todo mundo de surpresa. Se por um lado ela trouxe diversas dificuldades, por outro, ela ocupou um papel importante na transformação digital.

Empresas que antes nem imaginavam a possibilidade de trabalhar em home office, precisaram implementar o modelo de trabalho em casa, já que não havia outra alternativa viável. Não à toa, as demandas de adaptação impulsionaram a digitalização das empresas, inclusive as de pequeno e médio porte.

De acordo com matéria publicada pela revista Veja, mencionando estudo da Consultoria International Data Corporation:

“62,8% das organizações brasileiras empregaram um modelo de trabalho dinâmico e reconfigurável; 52,4% conectaram organizações e indivíduos, independentemente de sua localização; 40% estão garantindo resiliência na infraestrutura digital e 38,7%, gerando confiança nos clientes.”

Nesse contexto, quem não pôde se adaptar ao novo cenário imposto, simplesmente não conseguiu manter o negócio. Enquanto alguns enxugaram significativamente o quadro de profissionais, outras empresas simplesmente se tornaram inviáveis.

Já quem se adaptou ao home office e ajustou as velas rapidamente, conseguiu não só manter a estrutura, mas também começou a construir um novo modelo de trabalho voltado para o novo mercado.

Qual o papel das videoconferências diante desse novo cenário?

Agora que os funcionários estão trabalhando de suas casas, os gestores precisam pensar nos novos desafios que surgem em razão da nova configuração de trabalho. Melhorar as experiências, oferecer todo o suporte para que os trabalhadores consigam executar suas tarefas com consistência e garantir o atendimento em TI demandado são apenas alguns dos pontos de atenção.

Sabemos que o home office traz muitos benefícios, tanto para gestores quanto para funcionários: flexibilidade, produtividade e redução de custos são apenas alguns exemplos.

De acordo com estudo da Universidade de Stanford, as pessoas que trabalham em casa em tempo integral são 13% mais eficientes do que as que trabalham alocadas dentro das empresas.

Por outro lado, o aspecto negativo do trabalho remoto é a ausência das interações com os colegas dentro do escritório. Isso pode fazer com que eles se sintam isolados e até mesmo desconectados com a empresa. Para minimizar esta situação surge a videoconferência, como alternativa de manutenção da conexão entre os colaboradores.

Entre as vantagens da videoconferência, podemos destacar a possibilidade de otimizar a colaboração. Isso porque ela acaba se posicionando como uma ferramenta de aprimoramento da comunicação e do desempenho dos colaboradores.

Nesse sentido, em vez de basear a comunicação apenas em e-mails, mensagens e telefonemas, a videoconferência permite interações mais reais, como se todos estivessem de fato fisicamente presentes em uma reunião.

Nas chamadas por vídeo os participantes têm uma melhor compreensão das expressões dos colegas de trabalho e são mais engajados. Isso favorece um processo de tomada de decisões mais qualificado e preciso. Outro aspecto interessante das videoconferências é que  elas podem ser uma alternativa interessante para o setor de Recursos Humanos, no âmbito da divulgação de informações, treinamentos e novos processos de negócio.

De modo geral, com a reunião por videoconferência se estreitam os laços corporativos entre a empresa e o seu time.

Por que sua empresa deve modernizar sua antiga sala de reunião?

As empresas que já têm antigas salas de reunião, hoje desocupadas em razão da migração para o home office, podem aproveitar o momento para adaptar esses ambientes. Com isso, podem criar salas de videoconferência que vão ter a mesma função das antigas salas, mas atendendo a nova realidade que se impõe.

Inclusive, muitas organizações já perceberam isso e iniciaram o processo de ajustes. Outras, ainda não se deram conta de que a pandemia veio para mudar a forma de trabalho de forma definitiva e não apenas como uma demanda temporária.

Contudo, percebendo que os funcionários podem trabalhar de forma eficaz e produtiva fora do escritório, e levando em consideração os benefícios da redução do deslocamento diário e de um melhor equilíbrio entre a vida pessoal e profissional, é provável que muitos gestores ainda implementarão o home office de forma mais ampla em seus negócios.

Mas, para que as equipes mantenham a identidade de trabalho conjunto e colaborativo, é fundamental que a empresa ofereça as ferramentas adequadas para comunicação. Isso significa principalmente focar em uma plataforma e estrutura de videoconferência de qualidade, que garanta que todos os funcionários possam se comunicar de forma rápida e eficiente sempre que necessário.

Com a antiga sala de reunião adaptada a essa nova realidade, fica mais fácil manter um ambiente de comunicação eficaz  e que ofereça o atendimento às demandas e reuniões que serão realizados tanto com colaboradores que estão trabalhando em home office, quanto com clientes, parceiros e fornecedores.

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